Логістика без паперу: як «Вілія» працює з електронними ТТН

Від рішення до впровадження

Поштовхом до впровадження стало стратегічне бачення: документообіг у перевезеннях має бути швидшим, простішим і зручнішим для всіх учасників процесу. Паперова ТТН залишала надто багато ручної роботи. Документ потрібно було виписати у кількох примірниках, передати між різними сторонами, зберегти, зшити, знайти в архіві. У разі втрати — фактично відновлювати все заново. За чотири роки компанія оформила майже 100 тисяч е-ТТН — і це вже не експеримент, а щоденна практика. Ці цифри свідчать, що для компанії цифровізація перевезень уже давно стала не експериментом, а звичною частиною щоденної роботи. Головний програміст Євгеній Величко пояснює це просто: «Найголовніший ефект — це зникнення паперової рутини...».

У «Вілії» впровадження е-ТТН від самого початку розглядали як інструмент розв’язання кількох практичних завдань прибирає паперову рутину, пришвидшує перевезення та зменшує кількість помилок завдяки цифровому контролю. Коли ТТН одразу потрапляє в облікову систему, компанія швидше бачить, який вантаж рухається, куди саме він прямує і на якому етапі перебуває документ. Це вже не просто архів, а джерело оперативної інформації й аналітики. Представники департаменту вантажного транспорту наголошують, що електронна ТТН стала логічним продовженням інших цифрових рішень у логістиці: «Ми почали з електронної черги на елеваторі, де водій реєструється по штрих-коду і стає в чергу без «живого» очікування. Наступним кроком стала електронна ТТН, де цей штрих-код формується автоматично. У результаті ми прискорили розвантаження, синхронізували транспорт з елеватором і загалом зробили процес ефективнішим».

Як це працює на практиці

Технічно процес оформлення електронних ТТН побудований навколо внутрішньої облікової системи компанії та електронного документообігу. У системі створені робочі місця для працівників, які вносять необхідні дані для формування ТТН: договір, контрагента, номенклатуру вантажу, маршрут та іншу потрібну інформацію. Після цього документ передається в систему електронного документообігу , де проходить етапи підписання.

У ланцюгу беруть участь кілька сторін: той, хто створює документ, водій і приймаюча сторона. Після прибуття вантажу документ доповнюється фактичними даними приймання і фіналізується вже на місці. Для агрологістики особливо важливим виявився ще один нюанс: під час відвантаження зерна в полі фактична вага не завжди відома одразу. У чинних роз’ясненнях Мінрозвитку для агроперевезень прямо зазначено, що в е-ТТН може фіксуватися маса, заявлена замовником, а фактичне уточнення відбувається вже на вагах елеватора; форма документа також може доповнюватися додатковими полями з урахуванням особливостей перевезень.

Саме ця гнучкість добре лягла на процеси компанії. За словами Євгенія Величка, електронна ТТН дала можливість не ламати реальну логіку перевезення, а навпаки — підлаштувати документ під неї. Якщо на момент виїзду з поля немає точної ваги, вона може бути зафіксована пізніше, після зважування, із відповідним підтвердженням у системі. Окремим кроком стало й удосконалення мобільної взаємодії. У компанії адаптували форму так, щоб частину дій можна було зручно виконувати просто з телефону, у польових умовах.

Що змінилося для транспорту і для водія

У департаменті вантажного транспорту підкреслюють: для бізнесу електронна ТТН — це не тільки про «мінус папір», а передусім про плюс до ефективності. Раніше водій міг чекати, поки паперові накладні будуть оформлені вручну. Тепер значна частина цих дій відбувається швидше, а сам документ існує в єдиному цифровому контурі, який пов’язує транспорт, елеватор і суміжні підрозділи. Це допомагає працювати з більшим обсягом перевезень без пропорційного розширення штату.

«Кожного року збільшується автопарк і кількість завдань, але за рахунок електронного документообігу ми не роздуваємо штат, а оптимізуємо процеси. Та сама кількість людей може закривати більшу кількість рейсів», — зазначають у департаменті вантажного транспорту. Для водія переваги ще більш відчутні на щоденному рівні. Менше очікування, менше біганини з паперами, менше залежності від того, де саме знаходиться офіс, хто поставив печатку і чи не загубився примірник дорогою.

«Найбільша зміна — не треба чекати. Стоїмо на полі, всі дані вже є в обліковця. Щойно виїжджаю, на телефон приходить повідомлення, я підтверджую електронним ключем — і можна їхати. Це реально дуже зручно і сильно економить час», — розповідає водій Вадим Цаковський, який безпосередньо працює з електронними ТТН. За його словами, у телефоні зручно швидко знаходити потрібні документи, переглядати історію рейсів і працювати без типових паперових затримок. Хоча польові умови іноді додають свої обмеження — наприклад, нестабільний зв’язок, — команда вже навчилася шукати практичні рішення і для таких ситуацій.

Не лише про технологію, а й про новий підхід до роботи

У «Вілії» підкреслюють, що впровадження е-ТТН було не тільки ІТ-проєктом. Це також була зміна звичних моделей роботи. Будь-яка новація спершу викликає настороженість — особливо там, де роками працювали по-іншому. Частина працівників на старті сприймала новий формат скептично, бо паперовий документ здавався зрозумілішим і «надійнішим» просто за звичкою. Але після кількох сезонів роботи стало очевидно: коли система прибирає зайву ручну працю, користь від неї бачать навіть ті, хто спочатку сумнівався.

Окремим викликом залишаються і технічні ризики: стабільність облікової системи, робота зовнішніх сервісів, доступ до мережі. У компанії були ситуації, коли через технічні збої або проблеми з доступом процес тимчасово зупинявся. Але навіть ці випадки не змінили загальної оцінки: цифровий формат має значно більше переваг, ніж паперовий.

Електронні ТТН у «Вілії» вже стали стандартом роботи. Далі — масштабування: електронний кабінет водія, шляхові листи та цифровізація спецтехніки. Із 2027 року, коли е-ТТН стане обов’язковою, такі рішення перестануть бути конкурентною перевагою — і стануть базою для всього ринку.